WSTĘP i ZASADY OGÓLNE

Po co wprowadzamy Kodeks Etyki w naszej firmie?

Kodeks Etyki to przewodnik, który zawiera zasady, standardy i wytyczne.
Stworzyliśmy go, by:

• pomóc Ci w zrozumieniu naszych wartości,
• zaprezentować Ci zasady i normy zachowań, jakimi na co dzień się kierujemy w relacjach biznesowych, pracowniczych oraz społecznych,
• korzystać z niego w codziennej pracy i aktywnie promować ustalone zasady.

Podczas tworzenia Kodeksu opieraliśmy się na wartościach, jakimi kierujemy się w naszej organizacji. To dzięki nim możemy działać uczciwie i odpowiedzialnie.

Nasze wartości i cel

Zarówno w relacjach wewnętrznych, jak i zewnętrznych ze swoimi interesariuszami kluczowe są dla nas uniwersalne wartości, które promują:

• uczciwość, pracowitość i sumienność w wykonywaniu powierzonych zadań,
• dążenie do wysokiej jakości i innowacyjności w indywidualnej pracy,
• otwartą współpracę dla wspólnego dobra,
• budowanie i utrzymywanie zaufania wśród współpracowników oraz partnerów biznesowych, a także szacunek, wyrozumiałość i pomoc – bez względu na zajmowane stanowisko czy różnice poglądów.

Podejmujemy dialog z otoczeniem w celu usprawnienia naszych działań oraz propagowania sprawiedliwych i wiarygodnych zachowań wobec wszystkich pracowników. Każdy z nas jest odpowiedzialny za spełnianie ustalonych standardów – zarówno wobec innych pracowników, jak i klientów, dostawców oraz podwykonawców.

Nasze zasady odzwierciedlają wartości etyczne, których przestrzegamy. Przedstawiają wzorzec postępowania w stosunku do innych pracowników, przełożonych, klientów, partnerów i społeczności lokalnych – zarówno w relacjach biznesowych, jak i okołobiznesowych.

Kodeks Etyki jest dla wszystkich naszych pracowników zbiorem zasad pokazującym, jak odpowiedzialnie zachowywać się wobec konkretnych grup interesariuszy: konsumentów, udziałowców, dostawców, klientów i konkurencji, a także wobec środowiska naturalnego i społeczności krajów, w których prowadzimy działalność.

Zakres zastosowania Kodeksu Etyki

Kodeks Etyki obowiązuje:

• wspólników, osoby zarządzające,
• wszystkich pracowników,
• podmioty świadczące na rzecz naszej Spółki usługi na zlecenie lub innej umowie.

Kodeks obowiązuje we wszystkich działaniach naszej organizacji.

Zewnętrzni interesariusze: doradcy, wykonawcy, dostawcy, agenci lub inni przedstawiciele zaangażowani do współpracy z naszą organizacją również są zobowiązani do przestrzegania Kodeksu Etyki.

Do bardzo ważnej części naszego Kodeksu Etyki należą zasady dotyczące przyjmowania upominków (jako elementu polityki antykorupcyjnej).

Przepisy prawa

Kodeks nie wyłącza ani nie ogranicza stosowania innych wewnętrznych regulacji obowiązujących w naszej organizacji, jak również przepisów prawa. Każdy pracownik oraz pozostałe osoby zobowiązane do stosowania Kodeksu muszą przestrzegać przepisów prawa.

Obowiązki Kierownictwa

Kadra kierownicza, czyli wspólnicy i wszystkie osoby zarządzające w organizacji, pełni istotną rolę w naszej Spółce. Wpływa na kształtowanie zachowania w swoim otoczeniu, budowanie i utrzymywanie środowiska pracy, relacji z klientami, jak również promowania zasad i wartości.

Każdy członek kadry kierowniczej powinien:

• promować zachowania zgodne z wartościami i zasadami określonymi w naszym Kodeksie,
• przestrzegać postanowień Kodeksu i tym samym stanowić dobry przykład dla pozostałych pracowników,
• prowadzić rozmowy z pracownikami w celu określenia problemów lub sytuacji, które mogą mieć niekorzystny wpływ na wykonywanie zadań, relacje w naszej Spółce oraz relacje z otoczeniem,
• zwracać uwagę na konieczność przestrzegania przepisów i zasad BHP oraz reagować na wszelkie informacje dotyczące potencjalnych zagrożeń, naruszeń bezpieczeństwa i higieny pracy,
• reagować na wszelkie informacje o zagrożeniach lub naruszeniach poufności informacji, które stanowią tajemnicę Spółki, kontrahentów i danych osobowych,
• zwracać uwagę na konieczność zgłaszania zagadnień i problemów związanych ze stosowaniem Kodeksu Etyki,
• reagować na wszelkie informacje, które wskazują na występowanie lub możliwość wystąpienia zachowań bądź zdarzeń niezgodnych z postanowieniami naszego Kodeksu lub przepisami prawa oraz niezwłocznie zgłaszać takie informacje wspólnikom.

Obowiązki pracownika

Wszyscy pracownicy powinni zapoznać się z naszym Kodeksem oraz stosować się do niego.

Ze względu na charakter i cele naszego Kodeksu każdy pracownik powinien:

• przestrzegać postanowień Kodeksu i tym samym stanowić dobry przykład dla pozostałych pracowników,
• promować zachowania zgodne z wartościami i zasadami określonymi w Kodeksie,
• zwracać uwagę na konieczność przestrzegania przepisów i zasad BHP oraz reagować na wszelkie informacje dotyczące potencjalnych zagrożeń, naruszeń bezpieczeństwa, higieny pracy i zagrożeń lub naruszeń poufności informacji będących tajemnicą naszej Spółki i danych osobowych,
• chronić dane i informacje będące tajemnicą,
• chronić dane osobowe i przestrzegać regulacji związanych z przetwarzaniem danych,
• zgłaszać informacje wskazujące na występowanie lub możliwość wystąpienia zachowań lub zdarzeń niezgodnych z postanowieniami Kodeksu.

Zadawanie pytań oraz zgłaszanie wątpliwości

To zrozumiałe, że mogą wystąpić wątpliwości co do oceny sytuacji czy podjęcia określonej decyzji. Wtedy warto zadać sobie kilka pytań:

• Czy znam wszystkie fakty i informacje potrzebne do podjęcia decyzji?
• Czy to działanie jest zgodne z prawem?
• Czy to działanie jest zgodne z postanowieniami Kodeksu?
• Co pomyślałby/ałaby kolega/koleżanka z pracy, przełożony i jakiego zachowania oczekiwaliby ode mnie?
• Czy w przypadku upublicznienia mojej decyzji mogę ją uczciwie wyjaśnić?
• Jak moja decyzja wpłynie na spółkę, pracowników, klientów i otoczenie?
• Czy decyzja może być ryzykowna dla Spółki?

W sytuacjach trudnych lub niejednoznacznych, pracownik zawsze może zwrócić się do przełożonego lub wspólnika o pomoc.

Zgłoszenie naruszeń

Możliwość zgłoszenia przełożonym lub innym osobom w Spółce

Każdy pracownik, który posiada informacje wskazujące na występowanie lub możliwość wystąpienia zachowań bądź zdarzeń niezgodnych z postanowieniami Kodeksu, ma możliwość poinformowania o tym przełożonego.

Możliwość zgłoszenia za pomocą adresów e-mail lub za pomocą skrzynki w siedzibie naszej organizacji.

Niezależnie od możliwości zgłoszenia do wymienionych osób, istnieje również możliwość zgłaszania informacji wskazujących na występowanie lub możliwość wystąpienia zachowań bądź zdarzeń niezgodnych z postanowieniami Kodeksu na adres e: mail antykorupcja@orplast.pl Dodatkowo w siedzibie naszej Spółki w Gdańsku jest zamocowana skrzynka, do której można wrzucać zgłoszenia w formie papierowej. Oba systemy zapewniają ochronę i poufność osoby zgłaszającej – krzynka jest opróżniana raz w tygodniu w piątki przez pracownika działu HR. Następnie czytamy i analizujemy korespondencję – jeżeli jest podany nadawca, to odpowiedź następuje w ciągu 2 tygodni od dnia otworzenia skrzynki. Informujemy, że w przypadku braku dowodów czy braku szczegółowych informacji związanych ze zgłoszeniem – jego rozpatrzenie może być utrudnione.

RELACJE W KONTAKTACH BIZNESOWYCH

Uczciwość i unikanie konfliktu interesów

Zobowiązujemy się do uczciwości w kontaktach biznesowych. Uczciwość oznacza, że pracownicy nie będą próbowali wpływać na partnerów biznesowych, ani nie będą pozwalać, by partnerzy wpływali na nich w sposób niezgodny z prawem.

Wnosimy pozytywny wkład w polepszenie standardów biznesowych dotyczących uczciwości, przejrzystości i odpowiedzialności we wszystkich obszarach naszej działalności

System antykorupcyjny i unikanie konfliktu interesów

Nie tolerujemy korupcji ani przekupstwa. Nie prowadzimy wspólnych interesów, jeśli wiąże się to z łamaniem praw lub zasad korporacyjnych.

Aby podkreślić znaczenie uczciwości, nasza Spółka opracowała i wdrożyła System Zarządzania Antykorupcyjnego, który obejmuje wytyczne i środki określone w Polityce Antykorupcyjnej oraz Procedurze dotyczącej oferowania i przyjmowania upominków biznesowych.

Przyjmowanie i udzielanie korzyści

Przyjmowanie lub udzielanie korzyści musi być zawsze zgodne z przepisami prawa i zasadami wewnętrznymi. Jako korzyść uznajemy każdego rodzaju wsparcie – nawet jeśli ma charakter pośredni.

W celu określenia zasad regulujących warunki przyjmowania i udzielania upominków, opracowaliśmy Procedurę dotyczącą oferowania i przyjmowania upominków biznesowych w Spółce. Każdy pracownik powinien stosować się do Procedury.

Oddzielamy sprawy służbowe od spraw prywatnych i unikamy konfliktu interesów.

Decyzje i aktywność służbowa muszą być realizowane w najlepszym interesie naszego przedsiębiorstwa i nie mogą wywierać na nie wpływu interesy ani relacje osobiste. Relacje z aktualnymi lub przyszłymi dostawcami, klientami, zleceniobiorcami, przedsiębiorstwami konkurencyjnymi lub innymi pracownikami nie mogą wywierać wpływu na niezależne i ugruntowane decyzje podejmowane w interesie naszej organizacji.

Uczciwość konkurencji

Uczciwość konkurencji jest podstawą naszych działań.

Mimo konkurencji, zawsze przestrzegamy przepisów jej prawa, ponieważ nasz sukces zależy w dużej mierze od oferowania wysokiej jakości produktów.

Nie tolerujemy ustaleń i porozumień cenowych, wzajemnego ujawniania informacji na temat cen, naruszania przepisów dotyczących zamówień publicznych, podziału rynku oraz innych form nieuczciwego ograniczania konkurencji.

Naruszenie prawa antymonopolowego może spowodować ogromne szkody dla naszej Spółki – zarówno materialne, jak i wizerunkowe. Naruszenie prawa antymonopolowego nie ogranicza się jedynie do przypadków, gdy zawarto pisemną umowę – wystarczy, że można wywnioskować je z zachowania podmiotów.

Kiedy prowadzisz rozmowy z konkurentami lub potencjalnymi konkurentami, powinieneś/naś zachować ostrożność. Jeśli taki podmiot chce prowadzić rozmowy na temat, który w Twojej ocenie może budzić wątpliwości lub obawy co do zgodności z przepisami prawa antymonopolowego i ochrony konkurencji – odmów dyskusji.

Reklama produktów i usług

Wysokiej jakości, funkcjonalne produkty, na których można polegać to podstawa naszej działalności – staramy się nie tylko spełniać potrzeby klientów, lecz również wykraczać poza ich oczekiwania wdrażając technologiczne innowacje.

Powinniśmy dzielić się tylko sprawdzonymi i zgodnymi ze stanem faktycznym informacjami dotyczącymi naszych produktów, usług, a także ich jakości, możliwości oraz przydatności.

Gdy porównujemy nasze produkty i usługi z konkurencją, nie możemy umniejszać ich wartości. Powinniśmy zawsze kierować się obiektywnymi, sprawdzonymi czynnikami.

Zawieranie umów

Każdy pracownik powinien pamiętać, że zawieranie umów w imieniu naszej Spółki jest możliwe jedynie na podstawie udzielonego przez nas upoważnienia i tylko w jego granicach.

Zawierając umowy należy zawsze mieć na uwadze aktualny stan prawny oraz posługiwać się wzorcami umów oraz ogólnymi warunkami umów obowiązujących w naszej Spółce.

Składając ofertę lub zawierając umowy należy pamiętać o zawarciu w nich postanowień dotyczących obowiązku zapoznania się oraz postępowania zgodnego z postanowieniami naszego Kodeksu Etyki.

ŚRODOWISKO PRACY

Bezpieczeństwo i higiena w pracy

Zdrowie naszych pracowników jest dla nas bardzo ważne. Przestrzeganie odpowiednich przepisów bezpieczeństwa jest dla nas oczywiste i stanowi jeden z priorytetów Spółki.

Nie możemy pozwolić na zachowania, które zagrażają bezpieczeństwu naszych pracowników, dlatego zapewniamy odpowiednie szkolenia, niezbędne środki ochrony oraz propagujemy bezpieczne wykonywanie zadań. Oprócz tego stworzyliśmy również procedurę zgłaszania i analizy zdarzeń potencjalnie wypadkowych, która ma zapobiegać zagrożeniom.

Dla każdego pracownika realizacja zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oznacza:

• prawo do bezpiecznego miejsca pracy,
• obowiązek wykonywania zadań przy jednoczesnym przestrzeganiu wszelkich zasad i wymogów BHP – w tym stosowania środków ochrony indywidualnej,
• obowiązek stosowania instrukcji i procedur BHP oraz stosowania najlepszych praktyk w zakresie bezpiecznego wykonywania zadań,
• obowiązek zwracania uwagi na zachowanie zasad BHP przez innych pracowników, gości oraz inne osoby przebywające na terenie naszej Spółki,
• wymóg zgłoszenia i udzielania pomocy w razie wypadku,
• bezzwłocznego zgłaszania, zgodnie z wewnętrznymi regulacjami, zdarzeń potencjalnie wypadkowych.

Każdy pracownik ma możliwość zgłaszania pomysłów, które mają na celu poprawę bezpieczeństwa – przełożonemu lub pracownikom odpowiedzialnym w zakresie BHP.

Każdy powinien reagować na zachowania niedozwolone, ponieważ wzajemne wspieranie się w przestrzeganiu przepisów i zasad BHP prowadzi do jeszcze większego poczucia bezpieczeństwa. Nie można tolerować zachowań niedozwolonych, takich jak:

• brak zgłoszenia zdarzenia potencjalnie niebezpiecznego zgodnie z wewnętrznymi procedurami,
• brak reagowania na nieprzestrzeganie przez innego pracownika lub inne osoby zasad i przepisów BHP, w tym brak zgłoszenia takich zdarzeń przełożonemu,
• praca w stanie nietrzeźwości, po użyciu lub pod wpływem środków psychotropowych, odurzających lub innego rodzaju podobnych substancji,
• wnoszenie lub wwóz na teren naszej Spółki alkoholu, środków odurzających, środków psychotropowych, broni, amunicji, środków wybuchowych itp..

Lista nie wyczerpuje wszystkich zachowań niedozwolonych, ale pokazuje te, które są szczególnie niebezpieczne dla warunków pracy i właściwych relacji zawodowych.

Kształtowanie relacji pracowniczych

Dbamy o uczciwe warunki pracy i zobowiązujemy się do wzajemnego traktowania z szacunkiem.

Relacje między pracownikami powinny opierać się w szczególności na:

• wzajemnym szacunku i zaufaniu,
• poszanowaniu godności i zakazu dyskryminowania,
• współpracy w dążeniu do wspólnie ustalonych i uzgodnionych celów,
• efektywności wykonywanej pracy.

Zakaz dyskryminacji jest istotny we wzajemnych relacjach. Nikt nie może być faworyzowany, dyskryminowany, pomijany ani wyróżniany z uwagi na swoją rasę, pochodzenie etniczne, narodowość, płeć, religię, wyznanie, światopogląd, przekonania polityczne, przynależność związkową, niepełnosprawność, wiek ani tożsamość seksualną, jak również z innych, nieznajdujących obiektywnego uzasadnienia przyczyn.

Ochrona danych osobowych

Ochrona danych osobowych polega na zabezpieczeniu prawa prywatności pracownika w związku z przetwarzaniem danych.

Ochrona danych osobowych ma w dzisiejszym świecie duże znaczenie i wszyscy pracownicy mają wpływ na poziom ich bezpieczeństwa. Pracownicy powinni przestrzegać regulacji dotyczących ochrony danych.

Prowadzenie dokumentacji

Dokumentacja naszego przedsiębiorstwa jest prowadzona w odpowiedni sposób, a nasze sprawozdania finansowe są jasne i przejrzyste.

Podstawowe procesy biznesowe są odpowiednio udokumentowane, a informacje i sprawozdania finansowe dotyczące działań biznesowych, są sporządzane w sposób kompletny i prawidłowy.

OCHRONA INFORMACJI I DANYCH

Chronimy własność intelektualną naszej korporacji i szanujemy prawa ochronne stron trzecich.

Informacje poufne i tajemnice handlowe są chronione przed dostępem osób trzecich. Dotyczy to również informacji powierzonych nam przez klientów lub dostawców. Podejmujemy racjonalne środki zabezpieczenia informacji, aby przeciwdziałać nieuprawnionemu wykorzystaniu lub ujawnieniu informacji.

Oznacza to, że każdy pracownik powinien:

• ostrożnie przetwarzać informacje i dane,w szczególności zapewniając ich bezpieczne przechowywanie, wykorzystywanie oraz ochronę przed nieuprawnionym dostępem, utratą,
• stosować się do wszelkich regulacji dotyczących korzystania i zabezpieczenia sprzętu informatycznego, elektronicznych nośników danych, jak również zabezpieczenia informacji utrwalonych w inny sposób,
• korzystać jedynie z tych informacji, do których posiada dostęp i autoryzację dostępu,
• nie uzyskiwać dostępu do poufnych informacji, nie używać, nie przechowywać i nie udostępniać ich bez stosownej autoryzacji,
• zwrócić się do przełożonego, gdy nie ma pewności czy może udostępnić lub wykorzystać daną informację.

W przypadku zawierania umów z klientami, dostawcami, na podstawie których będą uzyskiwane lub przekazywane takie informacje, należy zadbać o odpowiednie środki ich ochrony.

OCHRONA ŚRODOWISKA

Ochrona środowiska ma dla nas istotne znaczenie, dlatego w każdym obszarze naszych działań dążymy do jak najbardziej efektywnego wykorzystania materiałów i prowadzenia działalności w sposób przyjazny dla środowiska naturalnego.

Kodeks Etyki Orplast obowiązuje od dnia 2019-01-16.